ZOOM sur l’activité «Notes de frais» avec Cécile MIGNOT, Responsable de Service BUREAUTIQUE - NUMÉRISATION

Pouvez-vous nous parler de votre activité à DSI ?

Dans notre service Bureautique – Numérisation nous avons 4 grands métiers qui sont :

l’Éditique – la Saisie – la Duplication de données avioniques – les Enquêtes téléphoniques

Depuis 2016, l’activité la plus importante est le traitement des notes de frais pour Airbus puisque nous traitons jusqu’à 33 000 documents par mois.
C’est une prestation très exigeante qui regroupe toutes les notes de frais d’Airbus France, Allemagne, Angleterre, Espagne …

Le travail se réalise en 3 étapes : Réception et enregistrement des notes de frais, préparation et mise en forme des documents, et numérisation de toutes les notes de frais. Chaque document doit être trié et mis dans un ordre bien précis selon les exigences client : on dégrafe, on scotche les petites pièces, on vérifie les montants des factures en conformité avec la demande de remboursement dans le cas des notes de frais multiples… pour préparer les documents à la numérisation. Nous devons aussi vérifier la lisibilité des documents. Dans le cas des pièces abîmées, nous devons reporter les montants et dates de chaque facture. Il s’agit d’un travail exigeant qui fait appel à la fois à des qualités d’analyse et de dextérité manuelle.

Ensuite, nous numérisons chaque note de frais : demandes de remboursements, factures hôtels, restaurant, taxis, déplacements ... Tous nos collaborateurs sont formés à cette prestation, laquelle implique une gestion des flux au quotidien du fait des volumes extrêmement variables (entre 500 et 2000 / jour). Cette prestation demande également une grande réactivité puisque toutes les notes de frais doivent être traitées en 24h et ce quels que soient les volumes !

Après la numérisation, tous ces éléments digitalisés sont envoyés à notre partenaire irlandais MERIDIAN qui va auditer chaque note de frais, c’est-à-dire qu’il va contrôler la conformité de tous les justificatifs en lien avec la demande de remboursement. Dans le cas d’une anomalie (manque d’un justificatif par exemple), MERIDIAN contacte notre équipe des tâches annexes afin de pouvoir traiter le dossier du salarié AIRBUS. Á chaque demande MERIDIAN, nous devons être réactifs afin que le salarié puisse être remboursé au plus vite. Chaque retour MERIDIAN implique la recherche du dossier dans les archives et le traitement de la demande. Sur ce périmètre, deux de nos collaborateurs sont en contact permanent par mail et en anglais !

Nous pouvons féliciter la performance des équipes de Brombach et Carbonne puisque nous avons en moyenne un taux d’erreurs de 0,20 % !

 Et quelle est l’ambiance dans l’équipe ?

Je peux dire que sur les sites de DSI Brombach et Carbonne, les salariés sont heureux de venir travailler. Notre objectif premier est de favoriser une ambiance chaleureuse en véhiculant les valeurs de DSI à savoir l’entraide, la solidarité, l’esprit d’équipe et la convivialité !
Issus de divers métiers, nous recrutons donc des personnes en situation de handicap qui ont des aptitudes sur les métiers de la bureautique, la GED (Gestion Électronique de Documents) et toute l’énergie nécessaire pour l’ouverture des courriers et leur analyse suivant le Process de la certification ISO9001 imposé par le service Qualité de DSI.

Cette certification est une belle reconnaissance du travailleur handicapé au regard du monde du travail ! Cela permet également à Airbus de s’inscrire dans la diversité et la solidarité en remplissant ses obligations en matière de RSE. Nous allons bientôt avoir cette même activité pour les notes de frais d’EIFFAGE. Voilà pour conclure, je peux dire que je suis très fière de l’équipe Éditique de DSI pour son professionnalisme et sa bonne humeur contagieuse !

Propos recueillis par Anne Goudenove, La Lettre de DSI - Avril 2018